PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN & RUANG LINGKUPNYA

PENGERTIAN ADMINISTRASI PERKANTORAN & RUANG LINGKUPNYA

Administrasi Perkantoran adalah suatu proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari. Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai administrasi atau manajer kantor. Hal ini tergantung pada struktur dari organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.

Jadi dapat diartikan juga manajemen perkantoran yaitu merupakan suatu rangkaian kegiatan atau aktivitas merencanakan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), mengarahkan, mengawasi (controlling), dan menyelanggarakan berbagai macam pekerjaan perkantoran atau ketatausahaan kantor.

Definisi Administrasi secara umum, sempit dan luas

Administrasi adalah proses kegiatan dengan bantuan berbagai sumber untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.Pengertian administrasi secara sempit adalah berasal dari kata administratie (bahasa. Belanda ), yang meliputi kegiatan seperti catat-mencatat, pembukuan ringan, surat-menyurat , ketik-mengetik, agenda dan lain-lain, yang bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha adalah sebagian kecil kegiatan dari Administrasi. Pengertian Administrasi secara sempit merupakan penyusunan dan juga pencatatan data, juga informasi secara sistematis yang dimaksudkan untuk menyediakan keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepatnya disebut dengan tatausaha (office work, clerical work), kegiatan tatausaha dapat dirangkum atau disimpulkan kedalam tiga kelompok, diantaranya sebagai berikut ini:

a)      Korespondensi (correspondence)/surat-menyurat adalah rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengiriman informasi secara tertulis di mulai dari penyusunan, penulisan hingga pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang telah dituju.

b)      Ekspedisi (expedition) adalah aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima, baik untuk kepentingan intern maupun kepentingan ekstern.

c)      Pengarsipan (filing) adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.

Pengertian administrasi secara luas adalah berasal dari kata administration (bahasa. Inggris) sebenarnya istilah administrasi berkaitan dengan kegiatan kerja sama yang dilakukan manusia ataupun sekelompok orang atau masyarakat hingga tercapainya sebuah tujuan yang diinginkan. Pengertian dari kerja sama adalah rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang atau masyarakat secara bersama-sama yang teratur dan juga terarah berdasarkan pembagian tugas-tugas sesuai dengan kesepakatan bersama yang telah disetujui sebelumnya.

Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

Adapaun ruang lingkup dari manajemen perkantoran diantaranya yaitu:

1. Kegiatan Kantor

Office planning atau perencanaan perkantoran atau , diantaranya seperti dibawah ini:

        i.            Perencanaan gedung.

      ii.            Tata ruang kantor.

    iii.            Penerangan atau pencahayaan.

    iv.            Perlengkapan peralatan kantor.

      v.            Jendela atau ventilasi udara dari ruangan kantor.

    vi.            Standarisasi pekerjaan kantor.

  vii.            Budgeting (anggaran) perkantoran.

viii.            Standar kualitas kerja.

    ix.            Sistem informasi dan juga sistem telekomunikasi.

Office organizing atau pengorganisasian perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

a.       Memelihara hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.

b.      Pembagian tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.

c.       Penyediaan perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.

Office actuating atau pengarahan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

a)      Pemakaian teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan melakukan motivasi terhadap bawahan.

b)      Pemberian bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi kesulitan dalam pekerjaan.

c)      Penyatuan visi dan misi pegwai dengan organisasi atau perusahaan.

d)     Perancangan cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.

e)      Pemakaian tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai.

Office controlling atau pengawasan perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:

1.      Pemakaian peralatan dan perabotan kantor.

2.      Metode-metode maupun standarisasi pekerjaan kantor.

3.      Kualitas dari pekerjaan kantor.

4.      Pelayanan kantor.

5.      biaya perkantoran.

6.      Dan waktu.

2. Sarana dan juga fasilitas kerja perkantoran, diantaranya seperti di bawah ini:

Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan, faktor lingkungan dan faktor harga.

Gedung, adapun faktor dari gedung kantor yang perlu diperhatikan:

1)      Menjamin keamanan maupun kesehatan para pekerja.

2)      Mempunyai fasilitas yang cukup memadai.

3)      Harga dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.

Peralatan, peralatan kantor diantaranya meliputi:

a.       Perabotan kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan lain-lain.

b.      Perbekalan kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus dan lain-lai.

c.       Interior, yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.

d.      Mesin-mesin kantor, yaitu disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan kebutuhan kantor lainnya.