PENGERTIAN
ADMINISTRASI PERKANTORAN & RUANG LINGKUPNYA
Administrasi Perkantoran adalah suatu
proses pengawasan (controlling) pengoprasian kantor sehari-hari.
Adapun tugas yang dilakukan administrasi kantor biasanya dilakukan oleh pegawai
administrasi atau manajer kantor. Hal ini tergantung pada struktur dari
organisasi kantor dan kompleksitas tugas yang barkaitan dengan operasi, umumnya
tanggung jawab dari pegawai administrasi perkantoran menfokuskan pada tugas
utama atau melibatkan pengelolaan berbagai macam fungsi.
Jadi dapat diartikan
juga manajemen perkantoran yaitu merupakan suatu rangkaian kegiatan atau
aktivitas merencanakan, pengorganisasian (mengatur dan menyusun), mengarahkan,
mengawasi (controlling), dan menyelanggarakan berbagai macam pekerjaan
perkantoran atau ketatausahaan kantor.
Definisi
Administrasi secara umum, sempit dan luas
Administrasi
adalah proses kegiatan dengan bantuan berbagai sumber untuk mencapai
tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.Pengertian administrasi secara sempit adalah
berasal dari kata administratie
(bahasa. Belanda ), yang meliputi kegiatan seperti catat-mencatat,
pembukuan ringan, surat-menyurat , ketik-mengetik, agenda dan lain-lain, yang
bersifat teknis ketatausahaan (clerical work). Dengan demikian tata usaha
adalah sebagian kecil kegiatan dari Administrasi. Pengertian Administrasi
secara sempit merupakan penyusunan dan juga pencatatan data, juga informasi
secara sistematis yang dimaksudkan untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya satu
sama lain. Administrasi dalam arti sempit lebih tepatnya disebut dengan
tatausaha (office work, clerical work), kegiatan tatausaha dapat dirangkum atau
disimpulkan kedalam tiga kelompok, diantaranya sebagai berikut ini:
a) Korespondensi
(correspondence)/surat-menyurat adalah rangkaian aktivitas yang berkenaan
dengan pengiriman informasi secara tertulis di mulai dari penyusunan, penulisan
hingga pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang telah dituju.
b) Ekspedisi
(expedition) adalah aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau
diterima, baik untuk kepentingan intern maupun kepentingan ekstern.
c) Pengarsipan
(filing) adalah suatu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan.
Pengertian
administrasi secara luas adalah berasal dari kata administration (bahasa. Inggris)
sebenarnya istilah administrasi berkaitan dengan kegiatan kerja sama yang
dilakukan manusia ataupun sekelompok orang atau masyarakat hingga tercapainya
sebuah tujuan yang diinginkan. Pengertian dari kerja sama adalah rangkaian
kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang atau masyarakat secara
bersama-sama yang teratur dan juga terarah berdasarkan pembagian tugas-tugas sesuai
dengan kesepakatan bersama yang telah disetujui sebelumnya.
Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
Adapaun ruang lingkup dari manajemen perkantoran
diantaranya yaitu:
1. Kegiatan Kantor
Office planning atau perencanaan perkantoran
atau , diantaranya seperti dibawah ini:
i.
Perencanaan gedung.
ii.
Tata ruang kantor.
iii.
Penerangan atau pencahayaan.
iv.
Perlengkapan peralatan kantor.
v.
Jendela atau ventilasi udara dari
ruangan kantor.
vi.
Standarisasi pekerjaan kantor.
vii.
Budgeting (anggaran) perkantoran.
viii.
Standar kualitas kerja.
ix.
Sistem informasi dan juga sistem
telekomunikasi.
Office organizing atau pengorganisasian
perkantoran, diantaranya seperti dibawah ini:
a. Memelihara
hubungan kerja yang baik dengan atasan maupun bawahan.
b. Pembagian
tugas supaya lebih efisien didalam organisasi atau perusahaan.
c. Penyediaan
perlengkapan ataupun peralatan yang sesuai dengan keperluan untuk memudahkan
para pegawai dalam melakukan pekerjaannya.
Office actuating atau pengarahan perkantoran,
diantaranya seperti dibawah ini:
a) Pemakaian
teknik yang baik atau efektif dalam melakukan pengawasan (controlling) dan
melakukan motivasi terhadap bawahan.
b) Pemberian
bantuan kepada pegawai dalam memecahkan masalah ketika pegawai menghadapi
kesulitan dalam pekerjaan.
c) Penyatuan
visi dan misi pegwai dengan organisasi atau perusahaan.
d) Perancangan
cara komunikasi yang baik dan efektif dengan para pegawai, supaya komunikasi
antara atasan dengan bawahan bisa berjalan dengan lancar.
e) Pemakaian
tolak ukur yang adil dalam memberikan upah atau gaji kepada pegawai.
Office controlling atau pengawasan perkantoran,
diantaranya seperti dibawah ini:
1. Pemakaian
peralatan dan perabotan kantor.
2. Metode-metode
maupun standarisasi pekerjaan kantor.
3. Kualitas
dari pekerjaan kantor.
4. Pelayanan
kantor.
5. biaya
perkantoran.
6. Dan
waktu.
2. Sarana dan juga fasilitas kerja perkantoran,
diantaranya seperti di bawah ini:
Lokasi dari kantor, adapaun faktor yang perlu
diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor diantaranya: faktor keamanan,
faktor lingkungan dan faktor harga.
Gedung, adapun faktor dari gedung kantor yang perlu
diperhatikan:
1) Menjamin
keamanan maupun kesehatan para pekerja.
2) Mempunyai
fasilitas yang cukup memadai.
3) Harga
dari gedung yang kompetitif, yaitu seimbang dengan biaya dan keuntungan.
Peralatan, peralatan kantor diantaranya meliputi:
a. Perabotan
kantor, misalnya seperti meja kerja, lemari dokumen, laci, kursi, rak buku dan
lain-lain.
b. Perbekalan
kantor, misalnya seperti kertas, spidol, pena, pensil, tinta printer, penghapus
dan lain-lai.
c. Interior,
yang dimaksud dengan interior disini yaitu tatanan perabot dan perangkat kantor
yang dapat mendukung pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, misalnya seperti
penerangan, ventilasi, hiasan ruangan kantor dan lain-lain.
d. Mesin-mesin
kantor, yaitu disesuaikan dengan prosedur pekerjaan, metode pekerjaan dan
kebutuhan kantor lainnya.
